« Est-ce que je peux passer ça en frais ? »
C’est probablement la question qu’on nous pose le plus souvent chez Expy. Et la réponse honnête, c’est que ça dépend. De votre statut juridique, de la nature de la dépense et de votre capacité à la justifier.
Un freelance en micro-entreprise ne peut déduire aucun frais réel. Un consultant en EI au régime réel peut déduire son abonnement téléphonique au prorata de son usage professionnel. Un dirigeant de SAS peut faire prendre en charge ses déplacements par sa société. Trois situations très différentes pour une même question. On fait le point.
| Avant de commencer : “passer quelque chose en frais”, ça peut vouloir dire deux choses > soit la société paie directement la dépense et l’enregistre en charge > soit le dirigeant avance les frais et se fait rembourser via une note de frais. Dans les deux cas, la dépense réduit le résultat imposable de l’entreprise à condition de respecter les règles qu’on va voir. |
Frais déductibles : les trois conditions qui s’appliquent à tous les statuts
Avant de rentrer dans le détail par statut, il y a un socle commun que l’administration fiscale applique systématiquement, quelle que soit votre forme juridique. Une dépense est déductible si et seulement si elle remplit trois conditions cumulatives.
Pour être admises en déduction, les dépenses doivent satisfaire aux conditions générales prévues par l’article 39 du Code général des impôts, tel que commenté par l’administration fiscale :
| Condition | Ce que ça veut dire concrètement |
|---|---|
| Dans l’intérêt de l’entreprise | La dépense doit servir l’activité, pas le dirigeant à titre personnel |
| Liée à l’activité professionnelle | Elle doit avoir un lien direct avec ce que vous faites |
| Justifiable et justifiée | Une facture ou pièce comptable doit pouvoir être présentée en cas de contrôle |
La règle de bon sens à garder en tête : posez-vous la question « est-ce que je pourrais expliquer cette dépense à un contrôleur fiscal en 30 secondes ? » Si la réponse est non, c’est un signal d’alerte.
Et quelle que soit votre situation, toutes vos pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans. Une dépense sans facture n’existe pas fiscalement.
Micro-entreprise : pourquoi vous ne pouvez pas déduire de frais
C’est le point que beaucoup de micro-entrepreneurs ignorent au moment de se lancer et qui peut coûter cher : en micro-entreprise, il est impossible de déduire des frais réels. Autrement dit, aucun frais déductible ne peut venir réduire votre base imposable, qu’il s’agisse de matériel, de loyer ou de déplacements professionnels.
Le principe de l’abattement forfaitaire
L’administration fiscale considère que vos charges sont déjà couvertes par un abattement forfaitaire, appliqué automatiquement sur vos recettes avant calcul de l’impôt. Cet abattement varie selon la nature de votre activité :
| Type d’activité | Abattement forfaitaire | Vous êtes imposé sur |
|---|---|---|
| Vente de marchandises | 71 % | 29 % du CA |
| Prestations de services BIC | 50 % | 50 % du CA |
| Activités libérales BNC | 34 % | 66 % du CA |
Conséquence directe : vous achetez un ordinateur à 1 200 € pour votre activité ? Vous ne pouvez pas le déduire. Vous louez un bureau ? Vous ne pouvez pas le déduire. Vos charges réelles n’entrent pas en compte dans le calcul de votre impôt.
Quand la micro devient un piège financier
Le régime micro est très simple à gérer, mais il peut devenir désavantageux dès que vos charges réelles dépassent l’abattement forfaitaire applicable à votre activité.
| Exemple concret : un graphiste en micro-BNC réalise 60 000 € de recettes avec 25 000 € de charges réelles, soit 42 % de son chiffre d’affaires. En micro, son abattement est de 34 %, soit 20 400 €. Il est donc imposé sur 39 600 €. S’il passait en déclaration contrôlée, il serait imposé sur 35 000 €. Résultat : 4 600 € de base imposable en moins, sans rien changer à son activité. |
C’est souvent le signe qu’il est temps de changer de régime. Si vous vous reconnaissez dans cette situation, le sujet mérite qu’on en parle ensemble.
EI au réel et freelances BNC : ce que vous pouvez déduire
Dès lors que vous êtes au régime réel, qu’il s’agisse d’une EI en BIC ou d’une déclaration contrôlée en BNC, vous pouvez déduire vos charges réelles de votre résultat imposable. C’est là que la comptabilité devient un vrai levier fiscal.
Un point technique important à connaître selon votre catégorie :
- En BNC (déclaration contrôlée) : vous déduisez ce qui est payé dans l’année, car vous êtes en comptabilité de trésorerie
- En BIC au réel : vous déduisez ce qui est engagé dans l’année, car vous êtes en comptabilité d’engagement
Les frais courants déductibles
| Catégorie | Exemples concrets | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Matériel et équipements | Ordinateur, écran, imprimante, téléphone pro | Inférieur à 500 € HT : déductible immédiatement. Au-delà : amortissement |
| Logiciels et abonnements | Suite Adobe, Notion, Slack, antivirus | Déductibles si usage professionnel |
| Frais de déplacement | Train, avion, taxi, péages | Justificatif obligatoire avec motif professionnel |
| Indemnités kilométriques | Véhicule personnel utilisé pour l’activité | Barème kilométrique officiel à appliquer (calculez vos frais sur impots.gouv.fr) |
| Formation | Cours, séminaires, certifications | Le lien avec l’activité doit être démontrable |
| Cotisations professionnelles | Ordre, syndicats, associations pro | Déductibles si liées à l’activité |
| Honoraires | Expert-comptable, avocat, consultant | Déductibles sans plafond |
| Assurances pro | RC pro, prévoyance Madelin | Dans les limites légales |
| Cotisations sociales obligatoires | URSSAF, retraite de base | Intégralement déductibles |
| PER / Madelin retraite | Versements retraite complémentaire | Dans les limites des plafonds Madelin |
TVA déductible sur les frais : ce que vous pouvez récupérer
Si votre activité vous rend assujetti à la TVA, vous pouvez récupérer la TVA payée sur vos achats professionnels. Mais attention : TVA déductible et charge déductible sont deux mécanismes distincts. Une dépense peut être déductible de votre résultat fiscal sans que la TVA correspondante soit récupérable.
| Type de dépense | Charge déductible du résultat | TVA récupérable |
|---|---|---|
| Matériel informatique | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Billet de train ou d’avion | ✅ Oui | ❌ Non |
| Repas d’affaires | ✅ Oui | ✅ À 50 % |
| Achat d’un véhicule de tourisme | ✅ Plafonné* | ❌ Non |
| Carburant essence/diesel pour véhicule de tourisme | ✅ Oui | ✅ À 80 % |
| Abonnements logiciels | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Frais d’hôtel | ✅ Oui | ❌ Non |
*Point de vigilance sur le véhicule de tourisme : le coût d’acquisition n’est pas intégralement déductible. Le plafond d’amortissement déductible pour les véhicules de tourisme varie selon le taux d’émission de CO2 du véhicule :
- 30 000 € pour un véhicule électrique (moins de 20 g/km),
- 20 300 € pour un hybride rechargeable (entre 20 et 60 g/km),
- 18 300 € pour un véhicule classique récent (entre 60 et 130 g/km),
- et seulement 9 900 € pour les véhicules les plus polluants (au-delà de 130 g/km).
Un dirigeant qui achète une voiture à 35 000 € via sa société ne pourra donc amortir qu’une fraction du prix selon ces plafonds.
Les frais de repas : le sujet qui fait toujours débat
C’est la question qu’on nous pose le plus souvent après « est-ce que je peux passer ça en frais ? ». Voici les règles clairement posées.
- Repas d’affaires avec un client, prospect ou partenaire : déductible, à condition d’indiquer sur le justificatif le nom des personnes présentes et le motif du repas. Cette précision prend 30 secondes et sécurise complètement la déduction.
- Repas seul lors d’un déplacement professionnel : déductible si vous êtes éloigné de votre domicile ou lieu habituel de travail et que vous ne pouvez pas rentrer déjeuner. Mais attention, la déduction n’est pas égale au montant total de la note : elle correspond à la différence entre les frais réellement engagés et une évaluation forfaitaire fixée par l’administration (5,45 € en 2025). Par ailleurs, la dépense ne doit pas dépasser la limite d’exonération applicable aux indemnités de repas des salariés, soit 21,10 € par repas en 2025. Le montant maximal déductible est donc de 15,65 € par repas en 2025.
- Repas seul à proximité de votre lieu de travail : en principe non déductible. Vous auriez mangé de toute façon, que vous travailliez ou non.
| Une règle de bon sens : un repas à 200 € le midi avec un libellé « déjeuner client » sans aucun justificatif ne passera pas un contrôle. Le fisc regarde la proportionnalité et la réalité de la relation commerciale. |
Les frais mixtes : comment calculer la quote-part professionnelle
Un frais mixte, c’est une dépense qui sert à la fois à votre activité professionnelle et à votre vie personnelle. Seule la part professionnelle est déductible et vous devez être en mesure de la justifier.
- Téléphone : si vous estimez utiliser votre téléphone à 60 % pour le travail, 60 % de votre abonnement est déductible. Gardez cette clé de répartition cohérente d’une année sur l’autre.
- Internet : même logique. Estimez votre usage professionnel et appliquez le pourcentage correspondant.
- Bureau à domicile : la quote-part se calcule en proportion de la surface dédiée à votre activité par rapport à la surface totale du logement.
| Exemple chiffré : vous avez un appartement de 70 m² et vous utilisez une pièce de 14 m² comme bureau. La quote-part professionnelle est 14 / 70 * 100 soit 20 %. > Loyer mensuel : 900 € × 20 % = 180 € > Électricité : 80 € × 20 % = 16 € > Internet : 40 € × 20 % = 8 € > Assurance habitation : 15 € × 20 % = 3 € Total déductible : 207 € par mois, soit 2 484 € sur l’année. Un montant significatif que beaucoup de freelances ne mobilisent pas faute de l’avoir calculé. |
Les frais déductibles des dirigeants de société (SAS, SARL, EURL) : les règles spécifiques
En société, la logique est la même dans son esprit, mais le mode opératoire est différent. Le dirigeant n’est pas l’entreprise : les dépenses professionnelles appartiennent à la société, pas à lui personnellement.
Deux façons de gérer ses frais en société</H3>
- Option 1 : la société paie directement. La dépense est enregistrée en charge de la société, elle réduit le résultat soumis à l’impôt sur les sociétés. C’est le cas le plus simple.
- Option 2 : le dirigeant avance les frais et se fait rembourser. Via une note de frais, remboursée à l’euro près sur justificatif. C’est courant pour les petits frais du quotidien (carburant, repas, péages…).
| Point de vigilance important : le remboursement au forfait, c’est-à-dire une somme fixe mensuelle versée « pour couvrir les frais », est fiscalement risqué. L’administration peut requalifier ces sommes en rémunération imposable. Le remboursement doit toujours se faire au réel, sur justificatif, à l’euro près. |
La rémunération du dirigeant : déductible du résultat à l’IS, jamais à l’IR
C’est une asymétrie importante entre les deux formes juridiques que beaucoup ignorent.
- En structure soumise à l’IS (EI, SAS, SARL), la rémunération versée au dirigeant est une charge déductible du résultat de la société, à condition qu’elle corresponde à un travail effectif et qu’elle ne soit pas excessive au regard des fonctions exercées. Elle réduit donc le bénéfice imposable avant calcul de l’impôt sur les sociétés.
- En structure soumise à l’IR, quelle que soit la catégorie (BIC ou BNC), la rémunération que l’exploitant se verse à lui-même n’est jamais déductible. Le bénéfice de l’EI est imposé dans son intégralité au nom de l’exploitant.
Les charges que la société peut prendre en charge
Les mêmes catégories que pour l’EI au réel s’appliquent, avec quelques spécificités propres aux sociétés.
- Frais domicile-travail : en SARL et EURL à l’IS, les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel ne sont pas remboursables au dirigeant. C’est une dépense personnelle aux yeux de l’administration.
- Frais de réception : déductibles s’ils sont engagés dans l’intérêt de la société, y compris si la réception a lieu au domicile du dirigeant. La nature professionnelle de l’événement doit pouvoir être justifiée.
- Formation du dirigeant : intégralement prise en charge par la société.
Les cadeaux clients : la règle dès 73 €
Les cadeaux offerts à vos clients, prospects ou partenaires dans le cadre de vos relations d’affaires sont déductibles du résultat fiscal, à condition qu’ils soient proportionnés à la réalité de la relation commerciale.
Sur la TVA, une règle précise s’applique : les cadeaux dont la valeur ne dépasse pas 73 € TTC par bénéficiaire et par an permettent de récupérer la TVA. Au-delà de ce seuil, la TVA n’est plus récupérable.
Si le montant total des cadeaux offerts sur l’exercice dépasse 3 000 €, ils doivent obligatoirement être déclarés sur le Relevé des frais généraux, déposé avec la déclaration annuelle de résultats.
Les dons aux associations : une réduction d’impôt, pas une déduction
C’est une nuance que beaucoup de dirigeants ignorent. Les dons versés à des associations ou organismes d’intérêt général ne sont pas des charges déductibles du résultat fiscal, ils ne réduisent pas votre bénéfice imposable. En revanche, ils ouvrent droit à une réduction d’impôt de 60 % du montant versé, appliquée directement sur l’impôt dû par l’entreprise.
Le plafond retenu est le plus élevé entre 20 000 € et 0,5 % du chiffre d’affaires annuel HT. Si le don dépasse ce plafond sur un exercice, l’excédent peut être reporté sur les cinq exercices suivants.
| Exemple concret : votre société verse 5 000 € à une association culturelle. Elle bénéficie d’une réduction d’impôt de 3 000 € (5 000 € × 60 %), déduite directement de l’IS dû. Ce n’est pas la même chose que de déduire 5 000 € de charges : l’effet fiscal est différent, mais il est réel. |
Le seuil des 15 000 € de frais généraux
C’est un point technique que beaucoup de dirigeants ignorent : si le montant des frais généraux dépasse 15 000 € sur l’année (notamment frais de déplacement et frais de réception), ils doivent être portés sur le Relevé des frais généraux, déposé en même temps que la déclaration annuelle de résultats. L’oubli de ce document peut entraîner une amende fiscale.
Les frais qu’on ne peut jamais déduire
Certaines dépenses sont exclues de la déductibilité quelle que soit la forme juridique et quelle que soit la façon dont elles sont présentées.
Les charges somptuaires : toujours exclues
La loi fiscale exclut expressément certaines dépenses considérées comme « de luxe » ou sans lien suffisant avec une activité économique normale :
- Chasse et pêche de loisir
- Résidences de plaisance et de villégiature
- Yachts et bateaux de plaisance
- Dépenses de prestige sans lien démontrable avec l’activité
Peu importe la justification apportée, ces dépenses ne sont pas déductibles.
Les dépenses personnelles déguisées : le risque principal
C’est la cause principale des redressements fiscaux chez les indépendants et dirigeants. Les exemples les plus fréquents que nous constatons :
- Les vêtements : un costume, même porté uniquement pour rencontrer des clients, n’est pas une charge déductible. Seuls les vêtements spécifiques et obligatoires à la profession le sont (robe d’avocat, blouse médicale, tenue de chantier…).
- Les amendes et contraventions : toujours personnelles, jamais déductibles. Même si l’infraction a été commise avec le véhicule de la société et dans le cadre d’un déplacement professionnel.
- Les courses personnelles avec la CB du compte pro : au-delà du rejet de la déduction, c’est le type d’anomalie qui peut déclencher un contrôle fiscal plus large.
- Les frais de bouche manifestement excessifs : un dîner à 500 € un samedi soir avec un libellé « repas client » sans justificatif des personnes présentes sera systématiquement rejeté.
Les erreurs les plus fréquentes et comment les éviter
Mélanger le compte pro et le compte perso
C’est l’erreur de base. En cas de contrôle, l’administration examine les mouvements bancaires, et le mélange rend impossible la distinction entre dépenses professionnelles et personnelles. Ouvrez un compte dédié dès le début de votre activité.
Ne pas conserver les justificatifs
Une dépense sans facture n’existe pas fiscalement. L’obligation de conservation est de 10 ans. Numérisez vos reçus dès réception, les tickets thermiques deviennent illisibles en quelques mois.
Ne pas documenter les repas d’affaires
Notez systématiquement le nom des convives et le motif du repas au dos du ticket ou dans votre outil de gestion. Trente secondes qui sécurisent complètement la déduction.
Croire que tout ce qu’on achète « pour le travail » est déductible
La dépense doit être dans l’intérêt de l’entreprise, proportionnée, et justifiable face à l’administration. Un achat utile à votre activité mais manifestement excessif sera remis en question.
Appliquer un remboursement forfaitaire en société
Comme évoqué plus haut, les sommes versées sur une base forfaitaire « pour les frais » peuvent être requalifiées en rémunération. Passez systématiquement par des notes de frais au réel.
Oublier de calculer les frais mixtes
Beaucoup d’indépendants passent à côté de déductions légitimes faute d’avoir calculé leur quote-part professionnelle sur le téléphone, l’internet ou le bureau à domicile. Ce sont souvent plusieurs centaines d’euros de déductions par an qui s’évaporent inutilement.
Pourquoi l’expert-comptable fait vraiment la différence sur ce sujet ?
La gestion des frais déductibles est un domaine où l’accompagnement d’un expert-comptable va bien au-delà de la simple conformité fiscale. En pratique, voici ce que ça change concrètement.
Il identifie les frais que vous oubliez
La quote-part du bureau à domicile, les abonnements à usage mixte, les cotisations professionnelles, les frais de formation… Ce sont des déductions légitimes que beaucoup d’indépendants ne mobilisent pas, simplement parce qu’ils ne savent pas qu’elles existent ou qu’ils ne savent pas comment les calculer. Sur une année, l’addition peut représenter plusieurs milliers d’euros de base imposable en moins.
Il sécurise vos déductions les plus exposées
Les frais de repas, les cadeaux clients, les frais de véhicule, les dépenses mixtes : ce sont les catégories les plus scrutées lors d’un contrôle fiscal. Un expert-comptable sait exactement comment les documenter, les justifier et les présenter pour qu’elles résistent à l’examen de l’administration.
Il adapte la stratégie à votre situation
Un résultat élevé en fin d’année peut justifier d’accélérer certaines dépenses avant le 31 décembre. Un investissement en matériel peut être amorti de différentes façons selon l’effet recherché. Ces arbitrages se font en cours d’année, pas après la clôture quand il est trop tard pour agir.
Il vous évite les erreurs qui coûtent cher
Un remboursement de frais mal documenté, une dépense personnelle passée en charge, un forfait mensuel requalifié en rémunération : les erreurs les plus fréquentes sur les frais sont aussi celles qui déclenchent les redressements les plus douloureux. L’expert-comptable est votre premier rempart contre ces risques.
Chez Expy, nous accompagnons les freelances et dirigeants au quotidien sur ces sujets : identification des frais déductibles, mise en place d’un suivi rigoureux, optimisation du résultat en cours d’année.
Le passage du régime micro au régime réel n’est pas automatiquement signalé. Si vous dépassez 77 700 € deux années de suite, vous basculez au réel l’année suivante avec des obligations comptables radicalement différentes à anticiper.
Pour conclure
Les règles de déductibilité ont le même esprit quel que soit votre statut : la dépense doit être réelle, professionnelle, proportionnée et justifiée. Mais leur application concrète varie considérablement entre la micro-entreprise, l’EI au réel et la société.
La frontière entre charge déductible et dépense personnelle est parfois fine et c’est précisément là qu’un accompagnement expert fait la différence. Bien identifier ses charges déductibles et les documenter correctement, c’est souvent plusieurs milliers d’euros de résultat fiscal en moins, légalement et sans risque.
Vous cherchez un expert-comptable pour vous accompagner ?