Pourquoi choisir une date de clôture d’exercice comptable ?
Le choix d’une date de clôture d’exercice comptable est indispensable. Le Code de commerce impose à toute entreprise de réaliser un inventaire tous les 12 mois. Cette obligation va permettre d’établir les états financiers à savoir : Bilan, compte de résultat et annexe.
Pour pouvoir déterminer son résultat et présenter son patrimoine, la société va choisir une date de clôture d’exercice comptable.
À titre dérogatoire, l’exercice comptable peut être d’une durée différente à 12 mois. On peut retrouver des exercices comptables allant de quelques jours à presque 2 ans. La seule limite est que l’exercice ne peut être supérieur à 24 mois et il ne peut dépasser plus de deux 31 décembre au cours du même exercice. On retrouve ces exercices le plus souvent :
À la création
Il est rare qu’une entreprise lance son activité le 1ᵉʳ janvier, c’est pourquoi le premier exercice ne correspond pas toujours à une période de 12 mois. Cependant, faut-il choisir un exercice long ou court pour cette première année d’activité ?
Avantages liés à un exercice long (+ de 12 mois)
Les activités pour lesquelles le lancement de l’activité prend du temps (agrément, processus de production, etc..) vont tirer profit à avoir un premier exercice long afin de s’assurer que l’activité est pleinement lancée dès le second exercice.
Les frais de création sont souvent significatifs et peuvent venir impacter le résultat de la première année d’exploitation. S’agissant du premier résultat de la société, il est déconseillé de publier des pertes dès la première année. Ces pertes peuvent impacter la confiance des partenaires financiers et engendrer la procédure de reconstitution des capitaux propres auprès du greffe du tribunal de commerce.
Exemple :
Un brasseur qui lance son activité va avoir 2 mois sans chiffre d’affaires dès le début d’activité car la fermentation de sa bière prend 2 mois. De plus, il va prendre du temps à constituer son stock. Pour cette activité nous privilégions un premier exercice long.
Avantages liés à un exercice court (- de 12 mois)
Les créateurs d’entreprise sont soucieux de partir sur de bonnes bases tant sur ses performances financières que sur les formalités administratives. Dans ce cas, nous conseillons un exercice court afin de partir sur de bonnes bases et détecter les problèmes de gestion le plus rapidement possible afin de mettre en œuvre les actions correctrices avant qu’il soit trop tard.
Pour suivre l’évolution de l’activité, il est fréquent de s’appuyer sur les données des exercices précédents. Un exercice court permet d’avoir un exercice de référence plus rapidement.
Exemple :
Un boulanger ou un boucher sont des activités avec beaucoup d’évolution de prix et où les sources de déperdition de la marge sont nombreuses. De plus, leur excédent en fonds de roulement va générer une trésorerie fictive qui masque les problèmes de gestion. Ils vont bénéficier d’un exercice court pour valider la cohérence des indicateurs financiers et prendre les actions correctrices adéquates. Pour cette activité, nous privilégions un premier exercice court.
Année de la dissolution
Lors de l’arrêt de l’activité, nous allons tenter de réduire les frais et de procéder à la cessation d’activité le plus rapidement possible sans attendre la clôture régulière de l’activité.
Changement en cours de vie
Certaines structures vont pouvoir bénéficier d’un changement de date de clôture d’exercice comptable au cours de sa vie. Cela permet de corriger une date de clôture qui n’est pas en adéquation avec l’activité ou de pour s’adapter à un projet à long terme (promotion immobilière).
Quel mois choisir pour la clôture de son exercice comptable ?
En France, la majorité des entreprises clôture au 31 décembre de chaque année. Ainsi, leur exercice comptable coïncide avec l’année civile. Cependant, ce choix est-il le plus adapté ? Toutes les structures n’ont pas intérêt à clôturer leur exercice comptable le 31 décembre. Par exemple, les stations de ski et commerces rattachés n’ont pas intérêt à couper leur saison en 2. En effet, une saison de ski débute généralement autour de novembre ou décembre puis se termine sur les mois de mars ou d’avril. En ayant cette idée en tête, la station de ski a tout intérêt de clôturer au 30 juin, cela lui permettra de clôturer sa saison et d’avoir les informations financières avant d’entamer sa nouvelle saison. Cet aspect paraît indispensable pour donner au chef d’entreprise les clés pour réussir.
Les états financiers sont arrêtés en règle générale dans les trois mois suivant la date de la clôture de l’exercice comptable. Il est primordial que le chef d’entreprise et le cabinet d’expertise comptable soient disponibles pendant cette période pour favoriser les arbitrages bilan dans de bonnes conditions.
Nous préconisons ainsi de retenir une date de clôture d’exercice comptable qui est adéquation avec son activité, pendant une période où le chef d’entreprise est disponible et qui tient compte des enjeux liés à la présentation du patrimoine financier (cf. 3)
Remarques :
Il est important de préciser que les BNC n’ont pas l’option de retenir une clôture d’exercice comptable en cours d’année. Ils doivent forcément clôturer au terme de l’année civile.
Attention au mois de février qui crée historiquement une erreur au niveau de l’envoi des liasses fiscales toutes les années bissextiles. (29 au lieu du 28).
Les enjeux liés à la présentation du patrimoine financier
Le bilan met en avant le patrimoine de l’entreprise une fois par an. Il est dans l’intérêt de l’entreprise que le bilan soit sur son 31 ! Blague à part, le chef d’entreprise devra veiller à ce que la date de clôture de l’exercice comptable choisie ne présente pas les éléments suivants :
Un niveau de créances clients trop important
Par exemple, un prestataire qui réalise l’essentiel de sa facturation en décembre. L’encaissement de ces prestations va arriver sur le premier semestre de l’année suivante. Même si ces créances clients sont régulières, les lecteurs de comptes vont, à juste titre, partir du principe qu’une partie des créances est douteuse. Encore plus si le niveau ne diminue pas d’année en année.
Dans ce cas, choisir le 31 mars ou le 30 juin peut permettre d’améliorer la présentation des comptes.
Un volume de stock élevé
L’entreprise de négoce reçoit chaque année l’essentiel du stock pour l’année suivante. Le poids du stock même s’il est réel va venir pénaliser les ratios de rotations de stock et plomber l’analyse financière du bilan. De plus, il est probable que la fiabilité d’une partie du résultat soit remise en cause.
Dans ce cas, choisir une date de clôture d’exercice comptable tel que le 30 septembre, 31 octobre ou bien le 30 novembre peut amener la société à assainir son bilan et présenter une meilleure image financière.
Un endettement à court terme
Pour pallier des difficultés de trésorerie passagère, les sociétés peuvent avoir recours à des lignes de crédits, des concours bancaires courants, du factor, etc. Cet endettement financier est un outil qui présente de nombreux intérêts pour les sociétés. Néanmoins, lorsqu’ils sont présents dans les comptes, ces derniers vont détériorer les ratios financiers liés à l’endettement. Cette situation est regrettable, notamment quand cette ligne est employée pour moins de 15 jours.
Les enjeux juridiques liés à la date de clôture de l’exercice comptable
Le choix de la date de clôture de l’exercice comptable s’effectue en même temps que la rédaction des statuts constitutifs. Ces derniers comportent plein de décisions avec de nombreux enjeux et la date de clôture passe souvent au second plan. Lorsque la rédaction des statuts est réalisée par un avocat ou un notaire, nous recommandons de faire fonctionner l’interprofessionnalité et de prendre conseil auprès de son expert-comptable sur les points économiques et fiscaux.
Une société peut modifier sa date de clôture d’exercice comptable à tout moment à condition de réaliser la formalité avant la date de clôture initialement prévue. Les formalités liées au changement de la date de clôture d’exercice comptable engendrent la modification des statuts et le dépôt de la formalité auprès du guichet unique de l’INPI. Ces démarches vont présenter un coût supplémentaire pour la structure pour s’acquitter des honoraires de rédaction, la publicité légale, et les frais du greffe. Le budget global à prévoir se situe entre 300 € et 600 €.
Enfin, la date de clôture d’exercice comptable va avoir un impact sur les distributions de dividendes. En effet, pour pouvoir distribuer des dividendes il faut qu’un résultat distribuable ait été réalisé donc qu’au moins un exercice ait été clôturé.
Pour des sociétés holding, il sera pertinent de décaler la date de clôture de l’exercice comptable pour réduire les délais de distribution de dividendes.
À titre exceptionnel, il peut être envisagé de recourir à la distribution d’un acompte sur dividende mais cette formalité nécessite une intervention particulière de la part d’un commissaire aux comptes.
Pour conclure
Le choix de la date de clôture d’un exercice comptable est loin d’être anecdotique et le 31 décembre n’est pas obligatoire. Cette décision comporte des enjeux stratégiques qu’il est préférable de choisir plutôt que de subir.
Nous recommandons au chef d’entreprise de réfléchir avec son expert-comptable à son activité. Une fois que celle-ci a été décomposée et les enjeux financiers et humains ont été assimilés, le choix de la période la plus propice à l’arrêté des comptes va paraître évident.
