Entre essence, assurance et usure, utiliser son véhicule perso pour le boulot peut vite peser sur le portefeuille. Heureusement, les indemnités kilométriques (IK) sont là pour compenser… à condition de bien les comprendre.
Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et leurs avantages ?
Les indemnités kilométriques correspondent à un remboursement forfaitaire des dépenses engagées pour l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle.
Quels sont les avantages des indemnités kilométriques ?
Les principaux avantages sont :
- Pouvoir compenser les frais réels liés à l’utilisation d’un véhicule pour des trajets professionnels
- Déduction du résultat fiscal de l’entreprise de l’IK.
- Les indemnités kilométriques sont non imposables, dans la mesure où elles ne sont pas supérieures à ce qui est prévu par la loi (voir partie Comment se calculent les indemnités kilométriques ?)
Qui est concerné par les indemnités kilométriques ?
Mais alors, à qui s’adresse concrètement ce dispositif ? Voyons ça de plus près. Les indemnités kilométriques s’adressent :
- aux salariés,
- aux dirigeants de société,
- aux travailleurs indépendants imposés dans la catégorie des bénéfices non
commerciaux (BNC)…
Quelles conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques ?
Les conditions pour en bénéficier sont les suivantes :
- Le véhicule doit être immatriculé au nom du chef d’entreprise ou bien il doit avoir un contrat de location à son nom. Attention, le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
- Les frais doivent pouvoir être justifiés (nombre de kilomètres parcourus, date des déplacements, pour quel client, …)
- Les déplacements sont strictement professionnels. Les indemnités kilométriques ne couvrent pas le trajet domicile-travail. Pas de chance, le trajet maison-bureau ne compte pas, sauf si vous bossez chez votre client préféré.
Si le salarié dispose d’un véhicule de fonction ou de société, il ne peut pas percevoir les indemnités kilométriques puisque l’entreprise prend en charge les frais liés à l’utilisation du véhicule.
Quelles dépenses couvrent les indemnités kilométriques ?
Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques sont les frais liés à l’utilisation du véhicule comme :
- l’assurance du véhicule
- le carburant
- l’usure du véhicule
- l’entretien du véhicule.
Si vous optez pour les IK, aucun autre frais de voiture ne peut être déduit. C’est l’un ou l’autre : frais réels OU barème forfaitaire.
| INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES | FRAIS RÉELS | |
|---|---|---|
| TYPE DE REMBOURSEMENT | Forfaitaires | Justifiés |
| FACILITÉ DE CALCUL | Simple à calculer | Plus précis, mais complexe |
| FRAIS D’ENTRETIEN ET CARBURANTS | Pas déductible | Déductible |
| PÉAGES ET PARKING | Déductible | Déductible |
Comment se calculent les indemnités kilométriques ?
L’administration fiscale fournit un barème de calcul qui se base sur la puissance fiscale (chevaux fiscaux correspondant à la ligne P.6 de la carte grise). Il existe plusieurs barèmes suivant le type de véhicule (voiture, deux-roues) et le nombre de kilomètres parcourus (3 tranches).
Tableau – Barème kilométrique applicable aux voitures en 2024 (source : Urssaf)
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
NB : Pour les véhicules électriques, le montant est majoré de 20 %.
| Exemples : Si vous réalisez 6000 Km pour votre activité professionnelle avec un véhicule personnel d’une puissance fiscale de 6 CV. > Le montant de l’indemnité kilométrique correspondra à (6000 x 0,374) + 1457 = 3701€. Si votre salarié réalise un déplacement professionnel de 50Km avec son véhicule personnel d’une puissance fiscale de 4CV. > Le montant de remboursement d’indemnité kilométrique sera de 50*0,606 = 30,30€. |
Comment bien gérer les indemnités kilométriques ?
Et non, un post-it sur le tableau de bord ne fait pas office de note de frais. Optez pour un petit tableau récap ou un outil de gestion pour rester dans les clous !
Pour que les IK soient acceptées et sécurisées fiscalement, il faut :
- Tenir un registre des déplacements réalisés avec les informations suivantes :
- Date
- Trajet (départ/arrivée)
- Objet professionnel du déplacement
- Nombre de km
- Joindre les justificatifs utiles : carte grise, attestation d’assurance, factures d’entretien
Astuce : utilisez une application de suivi de déplacements ou un fichier Excel automatisé pour fluidifier la gestion.
Pour conclure
Les indemnités kilométriques sont un outil précieux pour compenser l’usage professionnel d’un véhicule personnel. Mais pour en tirer tous les avantages sans risquer de redressement, mieux vaut bien comprendre les règles, respecter le barème officiel et garder une trace rigoureuse de ses déplacements. Un peu d’organisation, et vous roulerez l’esprit léger !
